Obzirom na često vrlo veliki broj rutinskih svakodnevnih poslova i zadataka nužnih za poslovanje udruge, treba li se razmotriti opcija angažmana virtualnog asistenta?
Obzirom na često vrlo
veliki broj rutinskih svakodnevnih poslova i zadataka nužnih za poslovanje
udruge ovo je praktično rješenje koje donosi značajno olakšanje i rasterećenje
osoblju. Ono se tada može posvetiti važnijim poslovima koji su ključni za
udrugu i aktivnostima koje se odnose na njezine ciljeve, misiju i viziju.
Vrlo često u slučaju
zatrpanosti poslom i preopterećenosti osoblja administrativnim i drugim tekućim
poslovima nužnim za funkcioniranje udruge smatraju da im je jedina opcija
zapošljavanje novih radnika. Ipak, to često nije najprikladnije rješenje iz
razloga što pronalaženje odgovarajuće osobe sa potrebnim kompetencijama i stručnošću
je dugotrajan proces i puno su veći troškovi osoblja što predstavlja problem za
udruge koje raspolažu odgovarajućim buđetom. Odlično rješenje je za takve
situacije angažman virtualnog asistenta. Virtualni asistenti
idealna su opcija u slučaju kada jednostavno želite izbjeći svu gužvu i stress
koji dolazi sa angažmanom novog osoblja, od samog procesa zapošljavanja do
treninga i obuke.
Postoje mnoge prednosti
koje udruzi može donijeti virtualni asistent. Neke od najznačajnijih prednosti
su sljedeće:
a)
Angažmanom virtualnog asistenta udruga
može značajno uštediti
Virtualni
asistenti su neovisni, vanjski suradnici koji ne rade u prostorijama udruge.
Oni se čak ne moraju nalaziti niti u istoj državi u kojoj djeluje udruga. Npr.
ne treba im osigurati uredski proctor, namještaj, računalo, telefon, niži su
troškovi osoblja i sl. Ušteđena sredstva može uložiti u realizaciju i
unapređivanje svojih ključnih program ai projekata čime će i donator ii
klijenti biti zadovoljniji. Time će udruge značajno unaprijediti svoj
profesionalni image.
b)
Virtualni asistenti raspolažu strućnošću i
vještinama koje su udruzi potrebni a za koje osoblje udruge nije
specijalizirano
npr.
ukoliko nitko od zaposlenog osoblja nije specijaliziran za pisanje npr. pisama
namjere, tekstova za web stranice ili postova na društvenim mrežama angažman
virtualnog asistenta koji bi kreirao sadržaj za blog, web stranice odnosno društvene
mrežei osiguravao konstantno nove tekstove značajno će povećati popularnost
udruge a time će i promotivni efekt biti veći s obzirom da je prisutnost na
društvenim mrežama izuzetno bitna.
Virtualni
asistenti su fleksibilni i mnogi su voljni ići i izvan okvira poslova koji su
ranije definirani osiguravajući time npr. administrativnu podršku a istovremeno
obavljajući i druge poslove.
Najčešći
razlog zašto udruge angažiraju virtualne asistente je u tome što štede na
treningu i stručnom osposobljavanju novih zaposlenika.
Virtualni asistent može raditi:
-
sve poslove koji ne zahtijevaju fizičku
prisutnost u udruzi.
Mogu pomoći u odgovaranju
na e-mail, kreirati sadržaj za web stranicu, kreirati i objavljivati sadržaje
na društvenim mrežama, virtualno prisustvovati sastancima , kreirati pozivnice,
zahvalnice, pisma namjere i sl. Prilikom pripreme
različitih događanja, kampanja, prezentacija, intervjua i sl. osoblje udruge vrlo često ne stigne se
posvetiti npr. odgovaranju na telefonske pozive, e- mail poruke, upite
klijenata putem društvenih mreža…
Udruge se često suočavaju
s problemom kako učinkovito upravljati bazom podataka. Vezano za klijente,
donatore, zaposlenike i volontere ogromna je količina podataka koje je potrebno
obraditi.
Ovo je lista nekih
poslova koje udruga može prepustiti virtualnom asistentu:
-
praćenje e- mail poruka i odgovaranje na
njih
-
kreiranje vremenskog rasporeda sastanaka i
dogovaranje sastanaka
-
rezerviranje putovanja za članove osoblja
-
obavljanje telefonskih poziva u ime udruge
-
obavljanje različitih poslova za potrebe
realizacije projekata i kampanja udruge
-
popunjavanje izvještaja koje udruga treba
dostaviti
-
praćenje naplate naknada
-
pisanje računa i naloga za praćenje
-
obrada i kreiranje baze podataka i unos podataka
-
vođenje društvenih mreža
-
e-mail marketing i kreiranje newslettera
-
komunikacija s donatorima
-
organizacija evenata (virtualni
management)
-
kreiranje materijala za stručni trening
osoblja
-
administrativna podrška
-
organizacija sastanaka uprave
-
podrška ljudskim potencijalima
-
branding na društvenim mrežama
-
organizacija i upravljanje online
fundraising kampanjama
-
wab chat
-
web dizajn i upravljanje domenama
-
hosting IT
Što treba imati na umu prilikom angažmana virtualnog asistenta?
Precizno definirajte
svrhu zašto angažirate virtualnog asistenta. Hoće li on obavljati niz
različitih poslova ili su vam potrebni samo za obavljanje određenog specifičnog
posla. Mnogi virtualni asistenti
se specijaliziraju za pojedina područja. Zato tražite nekog tko je specijaliziran
upravo za zadatke koji vam trebaju. Iako nemaju tradicionalan
uredski posao (premda neki od njih mogu imati i redovan posao), većina ih ima
mnogo zadataka koje trebaju obaviti. Ukoliko je asistent dao satnicu u kojoj je
na raspolaganju, poštujte taj raspored.
Sve se svodi na
komunikaciju. Budite otvoreni i iskreni prilikom intervjua za posao. Jasno im
stavite do znanja što od njih očekujete. Pažljivo ih slušajte i razmotrite sve
njihove dileme oko rasporeda, plaćanja i opsega posla. Iskrena komunikacija
osigurati će kvalitetan i obostrano koristan poslovni odnos od samog početka.
Započnite pomalo.
Angažirajte virtualnog asistenta kako bi realizirao jedan projekt ili radio za udrugu
npr. nekoliko sati tjedno.
Kada je pravi trenutak za angažiranje virtualnog asistenta?
U trenutcima
prenatrpanosti poslom može se reagirati impulzivno pa angažirati osobu koja ne
odgovara profile koji trebate ili joj jednostavno niste u mogućnosti ponuditi
odgovarajuću plaću za taj posao. S novim projektima
dolaze i novi zadaci. Ukoliko poslovi postaju sve zahtjevniji i sve je više
posla koji se ne stiže na vrijeme obaviti idealan je trenutak da one
administrativne i ostale rutinske poslove prepustite virtualnom asistentu.
S porastom poslovanja
udruge potrebno je prilagoditi se promjenama koji s tim dolaze. Inovacije su
jedan od elemenata koji udruga ne smije zanemariti. Potrebno je pratiti nove
trendove i u tom smislu prilagođavati poslovanje udruge. Nikako se ne može
dozvoliti prepuštanje rutini. Budite otvoreni za nove ideje, odvažite se ići
izvan postavljenih okvira. Upravo tu dimenziju može u poslovanju udruge
donijeti virtualni asistent.
Izvor:
časopis Udruga.hr